Du befinder dig her : Startside › Retningslinjer
Retningslinjer for behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering
I forbindelse med rekruttering hos JN Data behandler vi dine personoplysninger som anført i denne politik. De relevante regler, som på nuværende tidspunkt gælder for vores behandling af personoplysninger, er fastsat i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018). Nærværende privatlivspolitik vedrører vores behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige, men udelukkende i forbindelse med rekruttering.
1. Hvem behandler vi personoplysninger om?JN Data behandler oplysninger om ansøgere og potentielle ansøgere til ledige stillinger i JN Data.2. Hvilke personoplysninger er der tale om?”Personoplysninger” omfatter enhver information, der er personhenførbar og vedrører en fysisk person, f.eks. personens navn, mailadresse, CPR-nummer og adresse, samt oplysninger om personens fysiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale forhold. JN Data behandler i forbindelse med rekruttering både såkaldte almindelige, følsomme og fortrolige oplysninger, herunder oplysninger om strafbare forhold.3. Hvor kommer oplysningerne fra?Vi indsamler personoplysningerne direkte hos dig eller fra tredjemand, f.eks. din tidligere arbejdsgiver.4. Hvordan behandler vi oplysningerne?”Behandling” af personoplysninger dækker over enhver aktivitet, som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, organisering, opbevaring, tilpasning, ændring, søgning, brug eller videregivelse.5. Hvorfor behandler vi oplysningerne?Vi behandler oplysninger om dig, men kun i det omfang, at det er nødvendigt til de konkrete formål:
Ansøgning, CV og dertilhørende bilag:
- Personoplysningerne behandles med henblik på at vurdere, om ansøgeren er kvalificeret til den pågældende stilling.
Straffeattest, billed-ID samt originalt uddannelsesbevis mv.:
- Formålet er at vurdere kandidatens egnethed til jobbet.
Søgninger på internettet, herunder sociale medier:
Videoovervågning:
- På særligt udsatte områder forefindes videoovervågning. Formålet er forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, f.eks. hærværk og indbrud. Videoovervågning er blandt andet placeret i receptionsområdet. Der er ikke opsat videoovervågning i de lokaler, hvor der afholdes rekrutteringssamtaler.
Jobagent:
- Hvis ansøgeren abonnerer på en eller flere jobagenter, behandles personoplysninger med henblik på at sende e-mails med jobopslag inden for de kategorier, som ansøgeren har tilvalgt.
Personlighedstests:
- Personlighedstests, der tages i forbindelse med rekrutteringsforløbet, anvendes som dialogværktøj under rekrutteringsforløbet.
Referencer fra tidligere arbejdsgivere:
- Personoplysningerne behandles med henblik på at vurdere, om ansøgeren er en kvalificeret kandidat til den pågældende stilling.6. Hvem videregiver vi dine oplysninger til?Vi videregiver alene dine personoplysninger til eksterne parter, hvis det er nødvendigt, og der er et lovligt grundlag herfor:
- JN Data benytter en databehandler, når dette er en forudsætning for at opfylde formålet. Databehandleren behandler udelukkende personoplysninger efter JN Datas instruks, og må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål, eller benytte sig af egne underdatabehandlere, uden forudgående godkendelse fra JN Data.
- Personoplysninger bliver ikke videregivet til tredjeparter, medmindre videregivelsen er nødvendig som led i retsforfølgning af kriminelle forhold.
- Hvis den registrerede har samtykket til, at JN Data må tage reference, vil ansøgerens oplysninger om, at den registrerede har søgt job hos JN Data, kunne deles med de personer, som ansøgeren har angivet som referencer.
- JN Data benytter en databehandler, når dette er en forudsætning for at opfylde formålet. Databehandleren behandler udelukkende personoplysninger efter JN Datas instruks, og må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål, eller benytte sig af egne underdatabehandlere, uden forudgående godkendelse fra JN Data.7. Hvilken hjemmel behandler vi dine oplysninger på baggrund af?Vi indsamler og behandler dine personoplysninger på baggrund af følgende hjemmelsgrundlag (dvs. lovlige grundlag):
- Behandlingen af almindelige personoplysninger (ikke-følsomme) i forbindelse med ansøgning er nødvendig af hensyn til at vurdere, om ansøgeren er en kvalificeret kandidat til den pågældende stilling. Behandlingen af personoplysninger (ikke-følsomme) om ansøgere sker derfor med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
- Såfremt ansøgeren giver samtykke til, at JN Data må opbevare ansøgning, CV og dertilhørende bilag med henblik på, at ansøgeren kan komme i betragtning til eventuelle fremtidige stillinger, som er relevante for ansøgerens profil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
- Hvis JN Data vælger at ansætte den pågældende kandidat, behandler vi personoplysninger om vedkommende i det omfang det er nødvendigt forud for indgåelse af en kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
- JN Data indsamler som udgangspunkt ikke særlige personoplysninger (følsomme) om ansøgere. Det kan dog ikke udelukkes, at en ansøgning eller et CV, der modtages fra en ansøger, indeholder særlige personoplysninger (følsomme). I så fald behandles oplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. I det omfang ansøgningen indeholder CPR-nr., behandles dette med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3.
- Behandlingen af personoplysninger (ikke-følsomme) er nødvendig for, at JN Data kan forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Den legitime interesse er vurdering af ansøgerens egnethed til jobbet.
- Oplysninger om strafbare forhold behandles mhp. at varetage en berettiget interesse, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10. Den berettigede interesse er hensynet til sikkerhed, der forudsætter en vurdering af ansøgerens egnethed til jobbet.
- Behandling af oplysninger om ansøgerens CPR-nummer sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3.
- Behandlingen af personoplysninger (ikke-følsomme) er nødvendig for, at JN Data kan forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f. JN Data har en legitim interesse i at forberede afholdelse af rekrutteringssamtaler.
- Særlige personoplysninger (følsomme) behandles kun når oplysningerne tydeligvis er offentliggjort af ansøgeren, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e.
- Behandlingen er nødvendig for, at JN Data kan forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Den legitime interesse er sikkerhedsmæssige hensyn, herunder forebyggelse og opklaring af hærværk og indbrud.
- Oplysninger om strafbare forhold behandles mhp. at varetage en berettiget interesse, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10. Den berettigede interesse er sikkerhedsmæssige hensyn, herunder opklaring af hærværk og indbrud.
- Ansøgeren giver samtykke til JN Datas behandling, herunder opbevaring og etablering af kontakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
- JN Data behandler personoplysninger (ikke-følsomme) fra ansøgerens gennemførte personlighedstest på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da oplysningerne er relevante for rekrutteringsbeslutningen.
- Ansøgeren giver samtykke til, at JN Data må kontakte en eller flere konkrete personer med henblik på at indhente reference og i den forbindelse behandle ansøgerens personoplysninger, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.8. Hvornår sletter vi dine oplysninger?Vi sletter dine oplysninger, som er registreret hos os, når de ikke længere er nødvendige for det eller de formål, som oplysningerne var indsamlet og behandlet til:
- Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på maksimalt 12 måneder efter vores afslag.
- Hvis du bliver indkaldt til samtale, vil du blive anmodet om at fremvise din straffeattest, billed-ID samt originalt uddannelsesbevis mv. Disse oplysninger noterer vi at have set, men dokumenterne bliver ikke gemt.
- Videoovervågning slettes efter 180 dage. Optagelser kan opbevares i en længere periode, hvis optagelsen skal bruges i en konkret tvist. I så fald underrettes den person, tvisten vedrører.
- Oplysningerne vil blive opbevaret i overensstemmelse med den af dig fastsatte tidsperiode (1 uge, 1 måned, 3 måneder eller 1 år).
- Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på maksimalt 12 måneder efter vores afslag.9. Hvilke rettigheder har du?- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.- I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.- Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.- Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.- Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret en kopi af dine personoplysninger eller få transmitteret personoplysninger direkte fra JN Data til en anden dataansvarlig.- Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid et til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.- Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.- Hvis du ønsker at udøve nogle af disse rettigheder, har eventuelle spørgsmål eller ønsker at klage vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte gdpr@jndata.dk.10. KlagemulighedDu kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, over vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på www.datatilsynet.dk.
